关于印发《广东科贸职业学院修缮工程项目管理办法(2018年修订)》的通知
发布时间:2018年11月23日  

各部门:

   《广东科贸职业学院修缮工程项目管理办法(2018年修订)》经院长办公会议研究通过,现予印发,请遵照执行。

 

                          

                            广东科贸职业学院

                            2018年8月9日

 

 

 


广东科贸职业学院修缮工程项目管理办法

2018年修订)

第一章 总则

第一条 为进一步加强对学院修缮工程项目的管理和监督,保证工程项目的质量,确保相关工作规范有序地进行,根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《广东省教育系统物资(工程、服务)采购审计办法》等相关法律法规, 结合学院相关管理办法和工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的修缮工程,是指广东省教育厅《省属公办学校基本建设管理办法》管辖范围之外的装修和修缮工程,包括但不限于学院各类建筑物、构筑物及附属设施的新建、改建、扩建、装修、修缮、园林绿化等。

第三条 修缮工程所需要的设计、监理、施工、造价咨询等单位的选择由学院按规定程序确定。

 

第二章 管理机构与职责

第四条 后勤管理处负责日常报修的管理与实施,收集各部门修缮工程项目采购计划和预算,编写项目需求书,按程序送学院招投标办公室进行采购;具体负责施工现场技术指导、质量监督、工程变更、验收、结算、交付使用、工程款支付、质保期管理以及工程项目的建档、存档。

第五条 资产管理中心负责组织修缮工程项目设计、施工、监理、造价咨询等单位的招标采购工作,单项预算在5万元及以上项目的验收组织工作。

第六条 审计处负责造价咨询(结算审核)单位的招标和管理工作、修缮工程项目结算审核工作以及对修缮工程项目的整个实施过程进行监督和监察。

第七条 财务处负责学院修缮工程建设项目的预算安排、工程款的支付和工程资金使用的监管。

第八条 修缮工程项目申请部门应指定专人负责(项目负责人)协助办理项目论证、立项和制订招标文件(用户需求书中的项目清单、技术参数和使用要求等),施工过程中配合后勤管理处、招投标办公室的招标工作、施工过程中的现场指导、项目验收等工作。

 

第三章 项目的申请

第九条 普通日常报修由报修人填写报修单或在学院网站上报修给物业公司,不在物业公司维修范围的由物业公司主管提交给后勤管理处。经后勤管理处相关人员确认,报学院年度合作零星维修施工单位,由施工单位现场负责人查看现场,提出维修方案和编制维修预算,预算金额在1万元及以上的项目(必要时)由学院合作造价咨询公司做预算审核。

第十条 其它改造、装修等修缮项目,使用部门根据实际需要,原则上在每年年末向后勤管理处集中提交下年度维修项目计划的书面申请报告(特殊情况下可临时向后勤管理处提出)。报告应写明项目要求、工程量清单、预算、实施计划及初步方案,并有部门负责人、分管院领导意见;实验室维修改造应有实训中心意见;涉及到其它部门的,应有相关部门的意见。

第十一条 后勤管理处接到报告后组织人员进行现场勘察,并对项目的建设规划及范围是否合理、项目的建设标准是否切合实际、建设项目的选择是否充分考虑学院的长远规划等进行审核论证,经后勤管理处负责人、分管院领导审批后统一报送学院年度预算。对暂不立项的项目,要及时给予回复,并说明理由。

第十二条 校园道路、景点、环境绿化等修缮工程由后勤管理处根据各校区情况,提出建设意见,经院长办公会审议后可委托环境艺术系组织实施。

 

第四章 项目立项

第十三条 修缮工程项目采用集中立项与临时立项相结合,以集中立项为主的办法进行。

第十四条 集中立项在每年年末进行,在各部门申请的基础上(含后勤管理处自己提出的项目),经后勤管理处审核并由学院合作的造价咨询公司编制概算后提请院长办公会研究,纳入学院年度预算。单项预算在5万元以下的项目,统一纳入后勤管理处年度维修项目预算;单项预算在5万元及以上的项目,单独成项,实施时,后勤管理处征求所在部门意见后经学院合作造价咨询公司编制招标控制价和工程量清单,报分管院领导签署意见后按学院相关程序单独招标;对于需要追加预算的项目,按《广东科贸职业学院预算管理办法(粤科贸院发〔2013〕21号)》相关规定执行。

第十五条 临时立项主要是针对无法预见且必须进行的项目,由各部门临时申请(须部门负责人、分管院领导审批),使用部门应当提出明确的实施理由、项目可行性、项目需求书、项目预算金额及来源。若年度无预算,须按《广东科贸职业学院预算管理办法(粤科贸院发〔2013〕21号)》相关规定落实资金来源。

 

第五章 项目的审批与发包

第十六条 项目预算审批权限(单项金额):1万元及以上的项目(必要时)由学院合作的造价咨询公司进行预算审核。1万元以内的项目由后勤管理处负责人审批后实施;1万元(含1万元)至3万元(不含3万元)的项目或紧急事项由后勤管理处负责人、分管院领导审批后实施;3万元(含3万元)至10万元(不含10万元)的项目由后勤管理处负责人、分管院领导、院长审批后实施。单项预算在10万元及以上的项目必须经院长办公会同意方可实施,应急事项按学院相关规定执行。

第十七条 项目的发包:修缮工程项目中单项预算在5万元以下的项目由后勤管理处根据报修,查阅有无单位保修,如在保修期内则联系相应施工单位维修;如无保修或超出保修期,则由学院年度合作零星维修施工单位进行施工;单项预算在5万元及以上的项目根据《广东科贸职业学院采购管理办法(2017年修订)》组织采购。

 

第六章 项目的施工管理

第十八条 工程管理由后勤管理处、施工单位各选派一名现场负责人共同对工程质量、工期、造价和项目地点管理部门的相关规定进行管理与监督。

第十九条 工程中使用的主要材料必须符合招标文件或需求书的要求,并在投入使用前提交检验合格证。

第二十条 工程隐蔽部位、土石方工程、拆除工程等要有详细记载,并由后勤管理处现场负责人签字验收;工程量较大的隐蔽部位、土石方工程、拆除工程等要请审计处及相关维修申请部门人员进行现场测量记录(包括所用材料、型号、配料比、工程量等),并签字作为结算的依据。

第二十一条 对修缮工程项目实施过程中变更资料的备案管理:

1、凡涉及工程内容或工程量增减的部分,须由后勤管理处及申请维修部门对变更的必要性进行确认,并办理完善签证审批手续后方可施工。

2.严格控制现场签证,不得随意追加成本,扩大规模,施工过程中一般不予变更。如遇特殊情况需要更改项目、变更设计、增减项目经费或工程量、变更合同内容等,必须由使用部门提出书面报告,说明变更理由,经部门领导及审计处等相关职能部门会同确认批准,并根据学院有关工程采购、财务制度报请学院领导审批通过后方可施工。后勤管理处应当在变更签证资料手续完善后7日内送审计部门备案,后补资料不能进入结算审计中。

第二十二条 遇到特殊情况影响学校正常秩序时,电汇相关部门(审计处、资产管理中心、招投标办公室、财务处等)并向分管院领导请示后,后勤管理处可先实施应急抢修,抢修完成5个工作日内补办相关手续;应急项目实行事后结算审计。 

 

第七章 工程验收

第二十三条 修缮工程中单项预算在5万元以内的项目由后勤管理处负责组织验收。工程竣工后,由后勤管理处(现场负责人和分管副处长)、报修人或申请部门(项目负责人和部门负责人)和施工单位暂时组成工程验收小组,按相关程序进行验收

第二十四条 修缮工程中单项预算在5万元及以上的项目由资产管理中心组织验收,验收成员由资产管理中心决定。

第二十五条 验收牵头部门应在工程竣工验收3个工作日前将验收的时间、地点及验收小组名单通知各验收人员。

第二十六条 验收的程序:验收小组到现场查看,施工单位和后勤管理处介绍情况,验收小组应对工程建设的各个环节的履约情况、法律法规执行情况、工程档案资料、实地查验工程质量、各管理环节等方面做出全面评价,经验收小组人员在“维修工程验收单”上签字后形成工程竣工验收书面意见。

第二十七条 项目竣工验收合格后,方可移交申请部门。

 

第八章 结算与付款

第二十八条 由学院年度零星维修合作施工单位完成的项目,通过竣工验收后,每季度(或项目结算金额累计达10万元)提交证明材料(证明材料需由后勤管理处盖章)和工程结算书(按总价下浮进行结算)。经后勤管理处初审后送学院审计处按规定进行审计,待双方确认后,施工单位先预付工程结算审核价的5%作为质量保证金,并开具当次结算审核价的全额合法发票,后勤管理处在收到发票后15个工作日内按财务制度填写报销单,财务处应及时按合同约定和学院财务规定支付当次工程结算款。对于已验收合格的项目,超过一季度不提交结算资料的,扣当次结算审核价的5%。工程以实际发生为准,工程量按实结算。

第二十九条 单独招标的维修工程项目,按合同约定支付工程款。在工程竣工验收合格后,施工单位7个工作日内编制工程结算书,经后勤管理处初审后送学院审计处按规定进行审计,待双方确认后,施工单位先预付工程结算审核价的5%作为质量保证金,并开具结算审核价的全额合法发票,后勤管理处在收到发票后15个工作日内按财务制度填写报销单,财务处应及时按合同约定和学院财务规定支付当次工程结算款。

 

第九章 质保期管理

第三十条 工程保修从工程竣工验收合格日起算,保修期限按国家现行有关规定执行。保修期内若因质量问题而造成返修的,施工单位应在接到学院后勤管理处通知后24小时内及时无条件返修,若接到通知后24小时没有安排返修的,学院有权另行委托施工单位进行维修,所发生的费用在工程质量保证金和履约保证金中扣除。

第三十一条 保修期满后,施工单位提出退工程质量保证金申请,经学校后勤管理处、使用部门确认同意后,扣除返修费(如有)后15个工作日无息退还。

 

第十章 程序规定

第三十二条 后勤管理处在接到报修单后,根据 “急用急修”的原则负责安排落实。报修部门或申请部门应全部腾空或部分腾空房屋,清除影响施工的障碍物;对只能部分腾空的房屋中所滞留的家具、陈设等采取保护措施。

第三十三条 批准立项项目应纳入学院年度预算,且应考虑工程各项程序所需时间并有相应资金保障。

第三十四条 单项预算在10万元及以上的项目应聘请具有相应资质的设计公司进行设计,并由学院合作的造价咨询公司编制招标控制价和工程量清单,经使用部门和后勤管理处初审,审计处审核,并按学院相关规定审批同意后进行招标采购。

第三十五条 后勤管理处负责安排布置中标施工单位按既定方案、期限和质量进行项目施工。如有需要,应聘请具有监理资质的单位承担工程质量、安全、进度等的项目管理。申请部门项目负责人应积极跟进项目的落实情况。

 

第十一章 合同管理

三十六 修缮工程项目依据国家的法律法规及学院的相关制度要求签订规范、有效的工程建设合同,并按相关规定预交工程质量保证金。

第三十七条 修缮工程项目施工单位确定后,应及时签订合同。严禁施工单位对工程进行转包。

第三十八条 支付工程款时,财务处应核对合同关于工程款的付款方式及进度,对不符合合同约定的付款要求,应拒绝办理。

第三十九条 合同期间如中标施工单位不能积极配合完成相应的修缮工程项目、年度合作零星修缮施工单位不能及时提供预算及无故拖延施工而影响学院正常教学、工作及生活秩序的,经学院1次书面警告仍未能改正的,自第2次书面警告发出时合同自动终止。学院按采购程序重新选择施工单位。

 

第十二章 内部监督

第四十条 后勤管理处是学院修缮工程项目建设的责任主体,资产管理中心要加强对修缮工程项目的服务采购和验收的规范化管理,财务处要加强对学院修缮工程建设项目的预算安排和资金使用的监管,审计处依照学院相关规定对修缮工程项目实施过程进行监督并负责工程结算审核。

第十三章 附则

第四十一条  本办法未尽事宜,遵照相关法律、法规、规章及规范性文件执行。

第四十二条 本办法自发布之日起施行,2016年9月18日印发的《广东科贸职业学院学院零星修缮工程项目管理办法》(粤科贸院发[2016]46号)同时废止,本办法由后勤管理处负责解释。

关于印发《广东科贸职业学院修缮工程项目管理办法(2018年修订)》的通知

附件1:零星维修报修单

附件2:装修、修缮工程项目申请表

附件3 装修、修缮工程项目工作流程图

 

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